HASAN ARSLANPİR TUĞRA MOBİLYA
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI
POLİTİKA’NIN AMACI VE GİZLİLİK TAAHHÜDÜ
Başta özel hayatınızın gizliliği olmak üzere, kişisel verilerinizin işlenmesinde temel hak ve özgürlükleriniz ile mahremiyetinizi korumak ve bu kapsamda kişisel verilerinizin güvenliğini temin etmek, Hasan Arslanpir Tuğra Mobilya (Tuğra Mobilya) en öncelikli değerleri ve amaçları arasında yer almaktadır. Bu kapsamda, işbu Hasan Arslanpir Tuğra Mobilya Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası (Politika) çerçevesinde Tuğra Mobilya tarafından gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetlerinin yürütülmesinde benimsenen ilkeler ve Tuğra Mobilya veri işleme faaliyetlerinin başta 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu olmak üzere ilgili ikincil düzenleme ve uygulamalara uyumu bakımından benimsenen temel prensipler açıklanmakta ve böylelikle Tuğra Mobilya, kişisel veri sahipleri olarak sizleri bilgilendirerek gerekli şeffaflığı sağlamaktadır.
Tuğra Mobilya bu kapsamda, tam sorumluluk bilinci ile kişisel verilerinizi ilgili mevzuata, işbu Politika’ya ve Politika’ya bağlı olarak uygulanacak prosedürlere uygun olarak işlemeyi ve korumayı taahhüt etmektedir.
POLİTİKA’NIN KAPSAMI
İşbu Politika, kişisel verileri işlenen tüm gerçek kişilerin otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verilerine ilişkindir.
İşbu Politika, Tuğra Mobilya’nın işlemekte olduğu kişisel verilere yönelik tüm veri işleme faaliyetlerini kapsar ve söz konusu faaliyetlere uygulanır.
İşbu Politika, kişisel veri niteliği taşımayan verilere uygulanmaz.
İşbu Politika, ilgili mevzuatın gerektirmesi halinde yahut Tuğra Mobilya’nın gerekli gördüğü hallerde zaman zaman [Yönetim Kurulu] onayı ile değiştirilebilir.
İlgili mevzuat düzenlemeleri ve işbu Politika arasında bir uyumsuzluk olması halinde ilgili mevzuat düzenlemeleri esas alınır.
KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ’NİN TEMEL İLKELERİ
Kişisel Veri’lerin Hukuka ve Dürüstlük Kurallarına Uygun Olarak İşlenmesi Tuğra Mobilya, Kişisel Veri’leri, hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun ve ölçülülük esasına dayalı olarak işler. Tuğra Mobilya, Kişisel Veri’leri bu kapsamda Tuğra Mobilya’nın iş faaliyetlerinin gerektirdiği ölçüde ve bunlarla sınırlı olarak işler.
Kişisel Veri’lerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasının Sağlanması Tuğra Mobilya, Kişisel Veri’lerin işlendiği süre boyunca eksiksiz, doğru ve güncel olması için gerekli her türlü önlemi alır. Bu kapsamda Tuğra Mobilya, Kişisel Veri’lerin doğruluğunun ve güncelliğinin sağlanmasına ilişkin gerekli mekanizmaları kurar ve İlgili Kişi’nin KVKK Düzenlemeleri kapsamında Kişisel Veri’lerine yönelik değişiklik talepleri uyarınca ilgili Kişisel Veri’leri günceller.
Kişisel Veri’lerin Belirli, Açık ve Meşru Amaçlar Doğrultusunda İşlenmesi Kişisel Verilerin İşlenmesi’nden önce Tuğra Mobilya tarafından Kişisel Veri’lerin hangi amaçla işleneceği belirlenir. Bu kapsamda Tuğra Mobilya, Kişisel Veri’lerin işlenme amaçlarını açıkça ortaya koymakta ve Kişisel Veri’leri iş faaliyetleri doğrultusunda bu faaliyetlerle bağlantılı amaçlar kapsamında işler. Bu doğrultuda İlgili Kişi’ler KVK Düzenlemeleri uyarınca bilgilendirilir ve gerekli hallerde söz konusu kişilerin Açık Rıza’ları temin edilir.
Kişisel Veri’lerin İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olması Tuğra Mobilya, Kişisel Veri’leri yalnızca iş faaliyetlerinin gerektirdiği nitelikte ve ölçüde toplar ve belirlenen amaçlarla sınırlı olarak işler. Bu doğrultuda Tuğra Mobilya, belirlenen amaçların gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan Kişisel Veri’leri işlemekten kaçınır.
Kişisel Veri’lerin İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç için Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Edilmesi Tuğra Mobilya, Kişisel Veri’leri işlendikleri amaç için gerekli olan ve ilgili yasal mevzuatta öngörülen minimum süre kadar muhafaza eder. Bu kapsamda Tuğra Mobilya, öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediğini tespit eder ve bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranır.
Kişisel Veriler belirlenen saklama sürelerinin sonunda periyodik İmha sürelerine veya İlgili Kişi başvurusuna uygun olarak ve belirlenen İmha yöntemleri (silme ve/veya yok etme ve/veya anonimleştirme) ile İmha edilir. Bu durumda, Tuğra Mobilya’nın Kişisel Veri’leri aktardığı üçüncü kişilerin de Kişisel Veri’leri silmesi, yok etmesi
yahut anonim hale getirmesi sağlanır.
İmha süreçlerinin işletilmesinden [Komite] sorumludur. Bu kapsamda gerekli prosedür [Komite] tarafından oluşturulur.
TUĞRA MOBİLYA TARAFINDAN İŞLENEN KİŞİSEL VERİ’LER VE İŞLENME AMAÇLARI
Tuğra Mobilya nezdinde, KVK Düzenlemeleri uyarınca İlgili Kişiler bilgilendirilerek, Nazilli Özel Referans Hastanesi’nin Kişisel Veri işleme amaçları doğrultusunda, KVKK’nın 5’inci ve 6’ncı maddesinde belirtilen Kişisel Veri işleme şartlarından en az birine dayalı ve sınırlı olarak, başta Kişisel Verilerin İşlenmesi’ne ilişkin KVKK’nın 4’üncü maddesinde belirtilen ilkeler olmak üzere KVKK’da belirtilen genel ilkelere uygun bir şekilde Kişisel Veri’ler işlenmektedir.
KİŞİSEL VERİ’LERİN SAKLANMA SÜRESİ VE İMHASI
Tuğra Mobilya, Kişisel Veri’leri işlendikleri amaç için gerekli olan süre ve ilgili yasal mevzuatta öngörülen minimum süre kadar muhafaza eder. Bu kapsamda, Tuğra Mobilya öncelikle ilgili mevzuatta Kişisel Veri’lerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediğini tespit eder, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranır. Yasal bir süre mevcut değil ise Kişisel Veriler işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklanır. Tuğra Mobilya tarafından Kişisel Veriler hiçbir surette gelecekte kullanma ihtimali göz önünde bulundurularak saklanmaz.
Tuğra Mobilya, Kişisel Veri işleme envanterine uygun olarak Kişis
el Veri saklama ve İmha politikası oluşturur ve tüm İmha’ya (silme ve/veya yok etme ve/veya anonimleştirme) ilişkin faaliyetlerini KVK Düzenlemeleri ile ilgili Kişisel Veri saklama ve İmha politikası ile uyumlu şekilde gerçekleştirir. Kişisel Veriler, hazırlanan Kişisel Veri saklama ve İmha politikası kapsamında belirlenen saklama sürelerinin sonunda periyodik İmha sürelerine veya İlgili Kişi başvurusuna uygun olarak ve belirlenen İmha yöntemleri (silme ve/veya yok etme ve/veya anonimleştirme) ile İmha edilir. İmha süreçlerinin işletilmesinden [Komite] sorumludur. Bu kapsamda gerekli prosedür [Komite] tarafından oluşturulur.
KİŞİSEL VERİ’LERİN AKTARILMASI
Tuğra Mobilya, hukuka uygun Kişisel Veri işleme amaçları doğrultusunda gerekli güvenlik önlemlerini alarak İlgili Kişi’lerin Kişisel Veri’lerini yurt içinde ve/veya yurt dışında bulunan üçüncü kişilere KVK Düzenlemeleri’ne uygun şekilde aktarabilir. Bu durumda, üçüncü kişiler ile akdedilen sözleşmelere gerekli koruyucu düzenlemeler eklenir.
İlgili Kişi’nin Açık Rıza’sı olmasa dahi aşağıda belirtilen şartlardan bir ya da birkaçının mevcut olması halinde KVK Düzenlemeleri’ne uygun şekilde gerekli idari ve teknik tedbirlerin alınması ile Kişisel Veriler Şirket tarafından üçüncü kişilere aktarılabilecektir:
Kişisel Veri’lerin aktarılmasına ilişkin ilgili faaliyetlerin kanunlarda açıkça öngörülmesi,
Kişisel Veri’lerin Tuğra Mobilya tarafından aktarılmasının bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili ve gerekli olması,
Kişisel Veri’lerin aktarılmasının Tuğra Mobilya’nın hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
Kişisel Veri’lerin İlgili Kişi tarafından alenileştirilmiş olması şartıyla, alenileştirme amacıyla sınırlı bir şekilde Tuğra Mobilya tarafından aktarılması,
Kişisel Veri’lerin Tuğra Mobilya tarafından aktarılmasının Tuğra Mobilya’nın veya İlgili Kişi’nin veya üçüncü kişilerin haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması,
İlgili Kişi’nin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Tuğra Mobilya meşru menfaatleri için Kişisel Veri aktarımı faaliyetinde bulunulmasının zorunlu olması,
Fiili imkansızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünü koruması için zorunlu olması.
Yukarıdakilere ek olarak Kişisel Veriler, Kurul tarafından yeterli korumaya sahip olduğu ilan edilen yabancı ülkelere (“Yeterli Korumaya Sahip Yabancı Ülke”) yukarıdaki şartlardan herhangi birinin varlığı halinde aktarılabilir. Yeterli korumanın bulunmaması durumunda ise mevzuatta öngörülen veri aktarım şartları doğrultusunda Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki Veri Sorumluları’nın yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt ettiği ve Kurul’un izninin bulunduğu yabancı ülkelere (“Yeterli Korumayı Taahhüt Eden Veri Sorumlusunun Bulunduğu Yabancı Ülke”) aktarılabilir.
ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİ’LERİN AKTARILMASI
Özel Nitelikli Kişisel Veri’ler Tuğra Mobilya tarafından, işbu Politika’da belirtilen ilkelere uygun olarak ve Kurul’un belirleyeceği yöntemler de dahil olmak üzere gerekli her türlü idari ve teknik tedbirler alınarak ve aşağıdaki şartların varlığı halinde aktarılabilir:
Sağlık ve cinsel hayat dışındaki Özel Nitelikli Kişisel Veriler, kanunlarda açıkça öngörülmesi diğer bir ifade ile ilgili kanunda Kişisel Verilerin İşlenmesi’ne ilişkin açıkça bir hüküm olması halinde İlgili Kişi’nin Açık Rıza’sı bulunmaksızın işlenir. Aksi halde, Sağlık ve cinsel hayat dışındaki Özel Nitelikli Kişisel Veri’lerin işlenmesi için İlgili Kişi’nin Açık Rıza’nın mevcudiyeti aranmaktadır.
Sağlık ve cinsel hayata ilişkin Özel Nitelikli Kişisel Veriler, kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler (örn. Şirket bordrosu altında çalışan işyeri hekimi) veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından İlgili Kişi’nin Açık Rıza’sı bulunmaksızın işlenir. Aksi halde, sağlık ve cinsel hayat dışındaki Özel Nitelikli Kişisel Veri’lerin işlenmesi için İlgili Kişi’nin Açık Rıza’nın mevcudiyeti aranmaktadır.
Yukarıdakilere ek olarak Özel Nitelikli Kişisel Veri’ler, Yeterli Korumaya Sahip Yabancı Ülke’lere yukarıdaki şartlardan herhangi birinin varlığı halinde aktarılabilir. Yeterli korumanın bulunmaması durumunda ise mevzuatta öngörülen veri aktarım şartları doğrultusunda Yeterli Korumayı Taahhüt Eden Veri Sorumlusunun Bulunduğu Yabancı Ülke’lere aktarılabilir.
TUĞRA MOBİYA’NİN AYDINLATMA YÜKÜMLÜLÜĞÜ
Tuğra Mobilya, KVKK’nın 10’uncu maddesine ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ hükümlerine uygun olarak, Kişisel Veri’lerin işlenmesinden önce İlgili Kişi’leri aydınlatır. Bu kapsamda Tuğra Mobilya, İlgili Kişi’leri KVK Düzenlemeleri’ne uygun olarak Kişisel Veri’lerinin Veri Sorumlusu olarak kim tarafından, hangi amaçlarla işlendiği, hangi amaçlarla kimlerle paylaşıldığı, hangi yöntemlerle toplandığı ve hukuki sebebi ve İlgili Kişi’lerin Kişisel Veri’lerinin işlenmesi kapsamında sahip olduğu hakları konusunda bilgilendirmektedir.
Tüm yeni Kişisel Veri işleme süreçlerinin [Komite]’ye raporlanması amacı ile gerekli KVK Prosedürleri [Komite] tarafından oluşturulur.
Veri İşleyen’in Tuğra Mobilya haricinde üçüncü bir kişi olması halinde, üçüncü kişinin yukarıda belirtilen yükümlülüklere uygun davranacağı yazılı bir sözleşme ile Kişisel Veri İşlenmesi’ne başlanmadan önce üçüncü kişi tarafından taahhüt edilir. Her bir çalışan, Tuğra Mobilya üçüncü bir kişi tarafından Kişisel Veri aktarımı yapılan durumda işbu Politika’da ve KVK Prosedürleri’nde yer alan süreci kat etmekle yükümlüdür.
İLGİLİ KİŞİ’LERİN HAKLARI
İlgili Kişi’ler, aşağıda yer alan haklara sahiptirler:
Kişisel Veri’lerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
Kişisel Veri’leri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
Kişisel Veri’lerinin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
Yurt içinde veya yurt dışında Kişisel Veri’lerinin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
Kişisel Veri’lerinin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin Kişisel Veri’lerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde, Kişisel Veri’lerinin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin Kişisel Veri’lerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
İşlenen verilerinin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
Kişisel Veri’lerinin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde, zararın giderilmesini talep etme.
İlgili Kişiler, işbu Politika’nın bu bölümünde sayılmış haklarına ilişkin taleplerini Kurul’un belirlemiş olduğu yöntemlerle Tuğra Mobilya’ya iletebileceklerdir. Tuğra Mobilya İlgili Kişi Başvuru Formu’ndan yararlanabileceklerdir. Ancak, her halükarda güncel başvuru yöntemleri ve başvuru içeriği başvuru öncesinde ilgili mevzuattan kontrol edilmeli ve başvurular söz konusu usul ve esaslara uygun şekilde gerçekleştirilmelidir.
İlgili Kişi’lerin yukarıda sıralanan haklarına ilişkin taleplerini yazılı olarak Tuğra Mobilya’ne iletmeleri durumunda Tuğra Mobilya , KVK Düzenlemeleri’ne uygun şekilde talebin niteliğine göre talebi en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak talebi sonuçlandırır. Taleplerin Veri Sorumlusu tarafından sonuçlandırılmasına ilişkin ayrıca bir maliyet doğması halinde ise, Kurul tarafından belirlenen tarifedeki ücretler Veri Sorumlusu tarafından talep edilebilir.
KİŞİSEL VERİ YÖNETİMİ VE GÜVENLİĞİ
Tuğra Mobilya, KVK Düzenlemeleri kapsamındaki yükümlülüklerini yerine getirmek, işbu Politika’nın uygulanması için gerekli KVK Prosedürleri’nin hazırlanmasını ve uygulanmasını sağlamak ve denetlemek, bunların işleyişine yönelik önerilerde bulunmak üzere [Komite] oluşturur.
Tuğra Mobilya, KVK Düzenlemeleri’ne uygun olarak Kişisel Veri’lerin güvenliğinin temini için gerekli tüm idari ve teknik tedbirleri almaktadır. Bu kapsamda Tuğra Mobilya tarafından Kişisel Verilerin İşlenmesi faaliyetleri teknolojik imkanlar ve uygulama maliyetine göre teknik sistemlerle denetlenmektedir. Kişisel Verilerin İşlenmesi faaliyetlerine yönelik teknik konularda bilgili personel istihdam edilmektedir.
Tuğra Mobilya çalışanları, Kişisel Veri’lerin korunmasına ve hukuka uygun olarak işlenmesine yönelik olarak bilgilendirilmekte ve eğitilmektedir.
Tuğra Mobilya’da Kişisel Veri’lere erişmesi gereken çalışanların söz konusu Kişisel Veri’lere erişimini sağlamak adına gerekli KVK Prosedürleri oluşturulur ve bunun oluşturulması ve uygulanmasından [Komite] sorumludur.
Tuğra Mobilya çalışanları, Kişisel Veri’lere yalnızca kendilerine tanımlanan yetki dahilinde ve ilgili KVK Prosedürleri’ne uygun olarak erişebilir.
Tuğra Mobilya çalışanları Kişisel Veri’lerin güvenliğinin yeterince sağlanmadığı şüphesinde olmaları yahut böyle bir güvenlik açığını tespitte bulunmaları halinde derhal durumu [Komite]’ye bildirir.
Kişisel Veri’lerin güvenliğine yönelik detaylı KVK Prosedürleri [Komite] tarafından oluşturulur.
Kendisine Tuğra Mobilya ürünü tahsis edilen her kişi, kendi kullanımına tahsis edilen ürünlerin güvenliğinden sorumludur.
Her bir Tuğra Mobilya çalışanı kendi sorumluluk alanında yer alan fiziki dosyaların güvenliğinden sorumludur.
KVK Düzenlemeleri kapsamında Kişisel Veri’lerin güvenliği için talep edilen veya ek olarak talep edilecek olan güvenlik önlemleri olması durumunda tüm çalışanlar ek güvenlik önlemlerine uymak ve bu güvenlik önlemlerinin sürekliliğini sağlamak ile yükümlüdür.
Tuğra Mobilya içerisinde işlenen Kişisel Veri’lerin tamamı Tuğra Mobilya tarafından “Gizli Bilgi” olarak kabul edilir.
Tuğra Mobilya çalışanları, Kişisel Veri’lerin güvenliğine ve gizliliğine ilişkin yükümlülüklerinin, iş ilişkisinin sona ermesinden sonra da devam edeceği konusunda bilgilendirilmiş ve Tuğra Mobilya çalışanlarından bu kurallara uymaları yönünde taahhüt alınmıştır.